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XXX 限公司 颁发部门 质量部
标 题 电子文件管理规程
文件编码 制定人 日期
生效日期 审核人 日期
页 码 第 1页共 5页 批准人 日期
分发部门 综合办、生产部、质量部、工程设备部
1．目的：规范公司电子文档的归档与管理工作，维护电子文档的真实性、完整性和有效
性，确保电子文档的安全和信息可用性 。
2．范围： 适用于公司内部所有电子文档 。
3．职责：质量部负责对本规程的实施。
4． 内容：
4.1总则
4.1.1 公司各部门结合相应的技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性；
4.1.2 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时 ， 应在内容 、 相关说明及
描述上保持一致；
4.1.3 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件 ， 如没有纸质等拷贝件 ， 必须制成纸
质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品；
4.1.4 应保证电子文件的凭证作用 ， 对只有电子签章的电子文件 ， 归档时应附加有法律效力
的非电子签章。
4.2 电子文件的收集与积累
4.2.1 对在网络系统中处于流转状态 ， 暂时无法确定其保管责任的电子文件 ， 应采取捕获措
施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失；
4.2.2 对用文字处理技术形成的文本电子文件 ， 收集时应注明文件存储格式 、 文字处理工具
等 ， 必要时同时保留文字处理工具软件 。 文字型电子文件以 XM L、 RTF 、 TXT 为通用格式 ；
4.2.3 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件 ， 收集时应将其转换成
通用格式 ， 如无法转换 ， 则应将相关软件一并收集 。 扫描型电子文件以 JPEG 、 TIFF 为通用
格式；
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